Almacén central

¿Qué es un almacén central?

Un almacén central o regulador, es un espacio físico, y principal para una empresa, donde se gestionan, almacenan y distribuyen productos. Se suministran tanto a almacenes de distribución o regionales como a clientes finales.

Permiten una mayor eficiencia, flexibilidad en la gestión de inventarios así como un mejor aprovechamiento de los medios de manipulación.

Características de los almacenes centrales

Las principales características son su ubicación estratégica, gran capacidad de almacenamiento, centralización de inventario y la coordinación de la distribución.

• Ubicación estratégica: La empresas con un almacén centralizado, los ubican según 2 criterios; si los productos vienen de una única fábrica, puerto o aduana, el almacén se sitúa cerca de ésta. Si se dispone de varios proveedores, el almacén se sitúa en un punto estratégico. Para ello se tiene en cuenta la procedencia de los productos y considerando también la ubicación de los almacenes regionales. Hay que recordar una función de un almacén regulador es abastecerlos.
• Gran capacidad de almacenamiento: es necesaria para poder gestionar grandes volúmenes de inventario de manera eficiente y organizada. También permite hacer frente a puntas de producción o distribución en casos de estacionalidad.
• Centralización de la gestión del inventario: desde un almacén regulador se encarga de la gestión y control de todo el inventario de la empresa, lo que permite una mejor planificación y coordinación de las actividades de abastecimiento.
• Coordinación de la distribución: En ellos se coordina y gestiona la distribución de los productos a través de toda la cadena de suministro, desde la recepción de los pedidos hasta la entrega final al cliente.
• Alta tecnología: Las empresas con almacenes reguladores utilizan sistemas y tecnologías avanzadas para la gestión del inventario, el control de la calidad, la planificación de rutas y el seguimiento de los pedidos. Dicha tecnología es, en general, la más avanzada de los distintos tipos de almacenes.

Ventajas principales de un almacén central o almacén regulador

Las empresas con almacén central o almacén de planta pueden mantener un inventario adecuado de sus productos y mejorar la eficiencia en la distribución de los mismos. Además, al tener un punto central de almacenamiento y distribución, se pueden reducir los costos de transporte. A la vez se mejora la rapidez en la entrega de los productos a los clientes.

Inconvenientes de los almacenes centrales

Un almacén regulador o de planta supone una inversión muy importante para una empresa. Esto es tanto a nivel de equipamiento, software y de personal. Por ello, es recomendable en empresas que tengan un volumen elevado o precisen de un control de stock muy preciso.

También hay que considerar que un gran volumen de material requiere de un control y un flujo adecuados. Así se evita que la mercancía se estanque en el almacén. Dicho flujo y un sistema FIFO, necesarios en muchos casos, requiere de un sistema de gestión de almacenes avanzado y fiable. De otro modo, puede ocasionar pérdidas por caducidad o daños de materiales.

Una opción para empresas pequeñas es la subcontratación de estos servicios a operadores logísticos. Con esto se tiene un coste operativo mensual mayor, pero se reduce el coste inicial.

¿Cómo funciona un almacén central?

Es difícil abarcar todos los aspectos de cómo se puede controlar un almacén. Se utilizan sistemas de gestión de inventario y tecnología de información. El fin es realizar un seguimiento de los productos y sus ubicaciones. Además, se utilizan técnicas de almacenamiento eficientes, como el cross-docking. Así, se minimizan los tiempos de almacenamiento y los costos de transporte.

El proceso de recepción de los productos en un almacén logístico central incluye la inspección de los productos. Con esto, se asegura que cumplen con las especificaciones y requisitos de calidad. Luego, se etiquetan y se almacenan en la ubicación designada.

La preparación de pedidos se realiza utilizando sistemas de gestión de inventario y tecnología de información. Esto permite identificar y localizar los productos necesarios. Los productos se recogen, se embalan y se envían a su próximo destino

Gestión de un almacén central

Sistema de Gestión de Almacenes (WMS):

Para la gestión óptima de los almacenes centrales se utilizan Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS), Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), Software de Automatización Robótica de Procesos (RPA) y/o software de análisis de datos.

El Sistema de Gestión de Almacenes (WMS, por sus siglas en inglés) es el núcleo de la gestión de almacenes centrales. Estos sistemas ofrecen una serie de capacidades técnicas cruciales, que incluyen:

• Gestión de inventario en tiempo real: Los WMS permiten un seguimiento en tiempo real de la ubicación y cantidad de cada producto en el almacén. Esto se logra mediante el uso de tecnologías como códigos de barras o RFID.
• Optimización de rutas: Los WMS utilizan algoritmos avanzados para determinar las rutas más eficientes para la recogida y entrega de productos. Esto reduce los tiempos de viaje y los costos de transporte.
• Control de calidad: Los sistemas WMS pueden integrar protocolos de control de calidad, lo que permite una verificación rigurosa de los productos a medida que entran y salen del almacén.
• Gestión de pedidos: Facilitan la gestión de pedidos, desde la recepción hasta la preparación y el envío. Esto incluye la asignación automática de pedidos a ubicaciones de almacenamiento.

Algunos ejemplos de software WMS populares incluyen Oracle WMS, Manhattan Associates WMS, y SAP Extended Warehouse Management (EWM).

Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP):

Los sistemas ERP son fundamentales para la integración de los procesos comerciales de una empresa, y desempeñan un papel crucial en la gestión de almacenes centrales. Estos sistemas no solo administran la información de inventario, sino que también brindan una visión completa de las operaciones de la empresa.

• Gestión de inventario: Los módulos de inventario en los sistemas ERP ayudan a controlar las existencias en el almacén central, rastreando las entradas y salidas.
• Planificación de la demanda: Los ERP ayudan a prever la demanda de productos, lo que permite una gestión más precisa de los niveles de inventario.
• Gestión de compras: Los módulos de compras permiten la gestión eficiente de los proveedores y las adquisiciones, lo que afecta directamente a la disponibilidad de productos en el almacén.

Ejemplos de sistemas ERP conocidos son SAP ERP, Oracle ERP Cloud y Microsoft Dynamics 365.

Software de Automatización Robótica de Procesos (RPA):

La automatización robótica de procesos se está volviendo cada vez más relevante en la gestión de almacenes centrales. Los robots y la automatización pueden mejorar significativamente la eficiencia y precisión de las operaciones.

• Picking y embalaje automatizados: Los robots pueden ser programados para recoger productos de las estanterías y empaquetarlos automáticamente. Esto que acelera el proceso de preparación de pedidos.
• Transporte automatizado: Los vehículos autónomos guiados (AGV) y los drones pueden transportar productos dentro del almacén de manera más eficiente que el trabajo humano.
• Gestión de almacén sin intervención humana: En algunos casos, se están desarrollando sistemas de gestión de almacenes completamente autónomos, donde los robots controlan todas las operaciones, desde el almacenamiento hasta la distribución.

Algunos ejemplos de software RPA incluyen UiPath, Automation Anywhere y Blue Prism.

Software de Análisis de Datos:

La gestión de almacenes centrales genera grandes cantidades de datos. El análisis de estos datos es fundamental para la toma de decisiones informadas y la optimización continua. Los software de análisis de datos permiten:

• Optimización de rutas: Mediante el análisis de datos históricos, se pueden identificar patrones de entrega y rutas óptimas.
• Predicción de demanda: Los algoritmos de aprendizaje automático pueden predecir la demanda futura de productos, lo que ayuda a ajustar los niveles de inventario.
• Control de costos: El análisis de costos puede ayudar a identificar áreas donde se pueden reducir los gastos operativos.

Algunos ejemplos de software de análisis de datos son Tableau, QlikView y Power BI de Microsoft.

Tipos de productos en almacenes centrales. PRODUCTOS ABC

Podemos clasificar los productos, dentro de los almacenes, en 3 categorías:

• Artículos clase “A” Está formada por el 20% de artículos que tienen una rotación más alta. Se sitúan en zonas de acceso rápido, para evitar demoras en la preparación de pedidos. Como estimación, estos productos pueden suponer aproximadamente el 80% de los ingresos de las empresas.
• Artículos clase “B”: Está formada por un 30% de artículos, y son los que tienen una rotación más baja que los clase A, pero superior a los de la clase C
• Artículos clase “C”: Está formada por el 50% de artículos que tienen una rotación más baja. Estos elementos se colocan en las zonas menos accesibles del almacén. Estos artículos, pese a ser el 50%, pueden suponer únicamente el 5% de la facturación, debido a su baja rotación.

Empresas con almacén central. ¿Cuáles deberían tener?

Un almacén central es muy importante sobre todo para empresas con producción propia. Con ellos pueden gestionar mucho mejor el stock, produciendo ordenadamente todo el año y aún así cubrir demandas puntuales.

Se está viendo en el mundo de la alimentación, que varias empresas no disponen de almacén central, ya que cada vez más subcontratan y compran todos los productos a terceras empresas. Esto les permite que los productos vayan directamente a los almacenes regionales, que se dimensionar acorde a las demandas a cubrir.

Esto es una tendencia a seguir en sectores donde la inmediatez y el cambio de tendencias sean muy importantes. Es especialmente importante en el caso de alimentación o tecnología.